

邮件第一步:问候语 Greeting
一般最常使用的是Dear (收信人姓名)。如果是寄信给长辈或领导、客户,加上称谓会比较正式,平级同事或合作伙伴直接写名字即可。当遇到收信人不确定的时候,比如转寄给某项目的相关人员,可以用:
- To whom it may concern
- Dear Sir or Madam,
格式需注意的是,所有greeting后面要加逗号,然后空一行开始信件正文。
邮件第二步:告知目的 Purpose
在详细表述前,一般需要一句“开场白”来提及邮件重点。
- I am writing to inquire … 写信来询问有关 …
- I am writing in reference to …这封信是关于 …
- Thank you for reaching out to us regarding … 感谢您联络我们 … (回信的开头)
In reference to 和 regarding 是“有关”“关于”的意思。
在邮件句子中使用会比较正式,然而我们熟悉的about比较口语化,邮件中最好不要用。
以下用口语化和正式化的对比:
口语:I’m talking about the meeting scheduled for next week. 正式:I am writing in reference to the meeting scheduled for next week. 正式:I am writing to you regarding the possibility of scheduling a meeting for next week.
这里in reference to与regarding的一点点不同在于,in reference to用于已经跟对方提到过的事而regarding的用法比较广泛。
邮件第三步:正文 Content
商务邮件最重要的一点就是要简~单~明~了!直入主题,不要用大长句,这里不需要你炫耀自己的水平。
- Please review the attached documents thoroughly. 请仔细查阅附件。
- I have attached the previously mentioned documents for your review. 上述所提文件已附在文章附件请查阅。
- Please see the attached documents for a quotation of the requested services. 请参阅附件内的服务相关报价。
邮件第四步:结尾 Closing
通常我们会客气地说,辛苦、感谢、随时沟通之类的。
- If you have any further questions or concerns, please don’t hesitate to contact me. 如果您有任何问题欢迎随时沟通。
- Thank you for your time and consideration. 感谢您的宝贵时间。
- I look forward to hearing from you. 盼望你的回复。
邮件第五步:结尾敬语&签名 Sign off and signature
这里注意,只要首字母大写就可以了,不用全部大写!
- Sincerely,
- Yours sincerely,
- Respectfully,
- Best regards,
例子:
Sincerely, (Name) (Position) (Company) (Contact Number)