你不能不知道的《写邮件5 大步骤》

邮件第一步:问候语 Greeting

一般最常使用的是Dear (收信人姓名)。如果是寄信给长辈或领导、客户,加上称谓会比较正式,平级同事或合作伙伴直接写名字即可。当遇到收信人不确定的时候,比如转寄给某项目的相关人员,可以用:

  • To whom it may concern
  • Dear Sir or Madam,

格式需注意的是,所有greeting后面要加逗号,然后空一行开始信件正文。

邮件第二步:告知目的 Purpose

在详细表述前,一般需要一句“开场白”来提及邮件重点。

  • I am writing to inquire … 写信来询问有关 …
  • I am writing in reference to …这封信是关于 …
  • Thank you for reaching out to us regarding … 感谢您联络我们 … (回信的开头)

In reference to 和 regarding 是“有关”“关于”的意思。

在邮件句子中使用会比较正式,然而我们熟悉的about比较口语化,邮件中最好不要用。

以下用口语化和正式化的对比:

口语:I’m talking about the meeting scheduled for next week. 正式:I am writing in reference to the meeting scheduled for next week. 正式:I am writing to you regarding the possibility of scheduling a meeting for next week.

这里in reference to与regarding的一点点不同在于,in reference to用于已经跟对方提到过的事而regarding的用法比较广泛。

邮件第三步:正文 Content

商务邮件最重要的一点就是要简~单~明~了!直入主题,不要用大长句,这里不需要你炫耀自己的水平。

  • Please review the attached documents thoroughly. 请仔细查阅附件。
  • I have attached the previously mentioned documents for your review. 上述所提文件已附在文章附件请查阅。
  • Please see the attached documents for a quotation of the requested services. 请参阅附件内的服务相关报价。

邮件第四步:结尾 Closing

通常我们会客气地说,辛苦、感谢、随时沟通之类的。

  • If you have any further questions or concerns, please don’t hesitate to contact me. 如果您有任何问题欢迎随时沟通。
  • Thank you for your time and consideration. 感谢您的宝贵时间。
  • I look forward to hearing from you. 盼望你的回复。

邮件第五步:结尾敬语&签名 Sign off and signature

这里注意,只要首字母大写就可以了,不用全部大写!

  • Sincerely,
  • Yours sincerely,
  • Respectfully,
  • Best regards,

例子:

Sincerely, (Name) (Position) (Company) (Contact Number)

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